Nhân viên lễ tân, Hành Chính

1. Trực tổng đài điện thoại: tiếp nhận, xử lý thông tin, chuyển cuộc gọi đến cá nhân, bộ phận có trách nhiệm xử lý.
2. Ghi nhận các thông tin tiếp nhận (ngày, giờ, người liên hệ, nội dung) vào sổ, scan và chuyển mail báo cáo đến Ban giám đốc; Trưởng Phòng HCNS mỗi cuối ngày.
3. Tiếp đón khách đến Công ty giao dịch ân cần, lịch sự, vui vẻ, chuyên nghiệp.
4. Chuẩn bị phòng họp trước và sau khi tiếp khách (bàn ghế sạch sẽ, mở, tắt đèn, máy lạnh, nước tiếp khách) theo lịch đăng ký phòng họp từ các Phòng Ban.
5. Tiếp nhận, gởi chuyển thư từ, tài liệu, hàng hóa đúng địa chỉ yêu cầu: mở sổ ghi nhận thông tin, lưu lại bill đã gởi và đối chiếu khi cần.
6. Ghi nhận, phát hành fax, công văn đi - đến đúng qui trình hướng dẫn. mở sổ quản lý chung.
7. Nhận đề xuất từ Phòng Ban, lên kế hoạch, mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm định kỳ theo định mức qui định chung trình Cấp quản lý trực tiếp duyệt (ngày 25 tây hàng tháng). cấp phát ngày 01 tây.
8. Báo cáo định kỳ mỗi cuối tháng cho Cấp quản lý trực tiếp, tình hình cấp phát VPP.
9. Đặt vé tàu, máy bay, Khách sạn, hoa hội nghị …theo lịch hoặc đề xuất đã được duyệt.
10. Cập nhật thông tin nhân viên mới, giám sát việc thực hiện chấm công hàng ngày của CBNV, tiếp nhận thông tin nghỉ phép của CBNV, email báo cáo BGĐ, Trưởng các Phòng Ban vào 09g30 hàng ngày.
11. Tổng hợp và chấm công cho nhân viên (từ 26-27 tây hàng tháng), tập hợp các giấy phép chuyển Phòng HCNS kiểm tra trước khi lập bảng lương. Mở sổ quản lý ngày phép của CBNV theo qui định.
12. Cập nhật danh bạ điện thoại vào mỗi cuối tháng gửi BGĐ và Trưởng bộ phận vào ngày 30 tây
13. Liên hệ các đơn vị cung cấp, nhà thầu gửi báo giá, profile…khi được yêu cầu.
14. Nhận và kiểm tra các hóa đơn phát sinh chi phí có liên quan đến P. HCNS, lập đề nghị thanh toán trình cấp quản lý trực tiếp đồng thời ghi nhận vào sổ theo dõi chi phí để đối chiếu khi cần.
15. Soạn thảo văn bằng, dịch thuật tài liệu theo yêu cầu cấp quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc Công ty (nếu có).
16. Tìm kiếm hồ sơ ứng viên cấp độ nhân viên
17. Báo tăng, báo giảm BHXH cho nhân viên.
18. Làm quyết định thôi việc cho nhân viên thôi việc
19. Hỗ trợ giao dịch với Cơ quan hữu quan, đơn vị trực thuộc và các đối tác theo lênh điều động khi cần.
20. Báo cáo trực tiếp BGĐ nếu xảy ra các sự vụ liên quan đến hình ảnh, uy tín và văn hóa Công ty.
21. Thực hiện các công tác liên quan đến nhiệm vụ đảm trách theo sự phân công điều động của Cấp Quản lý trực tiếp và Ban giám đốc.