Nhân Viên Làm Hồ Sơ Thầu, Sales Admin

Phụ trách về công việc sale admin - làm thầu - phụ trách kho tại văn phòng Hồ Chí Minh:
- Làm việc về văn bản, giấy tờ hỗ trợ phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật: báo giá, công văn, biên bản, chứng từ hàng hóa, hồ sơ thầu theo yêu cầu,...
- Quản lý hợp đồng mua bán và theo dõi tiến độ giao hàng, thời hạn thanh toán.
- Chịu trách nhiệm đặt hàng và theo dõi tiến độ giao hàng thanh toán với nhà cung cấp.
- Tham gia các buổi đào tạo về sản phẩm
- Phân bổ các khâu liên quan để phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
- Thực hiện và ghi chép các khâu xuất nhập hàng theo đúng quy định.
- Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn, tổng hợp số liệu tồn kho, doanh số bán hàng hàng tháng, đảm bảo mức tồn kho tối thiểu.
- Quản lý, sắp xếp, bố trí hàng hóa trong kho cho phù hợp và khoa học.
- Phụ trách các công việc hành chính và sắp xếp giao hàng
- Theo dõi đấu thầu và làm hồ sơ thầu thiết bị và vật tư tiêu hao
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng và Ban giám đốc
Mô tả công việc
I. Công tác đấu thầu
1. Công việc đấu thầu
- Dự toán/báo giá dự thầu; báo giá phát sinh gửi các khách hàng của công ty
- Phân tích hồ sơ mời thầu để lên phương án chào giá. Lập, hoàn thiện hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của Chủ đầu tư (soạn thảo, sắp xếp, sao y, photo, phân loại, đóng gói hồ sơ) để gửi cho các cơ sở y tế hoặc các Công ty ủy quyền đấu thầu .
- Lập danh mục nhà cung cấp, thầu phụ đồng hành
- Liên hệ các nhà cung cấp và thầu phụ lấy báo giá cho dự án đấu thầu
- Triển khai thực hiện đấu thầu cho các gói thầu theo sự phân công, đúng quy trình đấu thầu, đảm bảo tiến độ, chất lượng nhà thầu
- Cập nhật các chủng loại thiết bị, vật tư y tế tiêu hao trên thị trường làm cơ sở dữ liệu đấu thầu
- Cập nhật thông tin về các gói thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
- Theo dõi kết quả thầu từ Bệnh viện, Công ty ủy quyền đấu thầu
- Cập nhật kết quả trúng thầu của các đơn vị, gửi mail cho các bộ phận có liên quan
- Lưu trữ các hồ sơ dự thầu, hồ sơ ủy quyền dự thầu, các hồ sơ có liên quan. Tổng hợp kết quả và danh mục thầu
- Kiểm soát tình hình thực hiện gói thầu của nhà thầu đưa ra cảnh báo kịp thời trong trường hợp nhà thầu có dấu hiệu vi phạm hợp đồng
- Hỗ trợ lập báo giá các dự án
- Xử lý các tình huống, công việc phát sinh trong quá trình triển khai dự án
2. Thực hiện hồ sơ thầu:
- Hồ sơ năng lực (in ấn, hiệu chỉnh…);
- Báo giá cạnh tranh;
- Hồ sơ đề xuất;
- Hồ sơ đấu thầu rộng rãi;
- Lập giá dự thầu;
3. Thực hiện hợp đồng:
- Thương thảo hợp đồng;
- Soạn thảo hợp đồng;
- Thực hiện bảo lãnh hợp đồng;
- Thực hiện thủ tục tạm ứng;
- Thực hiện các thủ tục và lập các đơn giá phát sinh.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng
- Thanh lý hợp đồng
4.Quyết toán, thẩm định quyết toán:
- Tập hợp hồ sơ sản phẩm
- Lập biên bản bàn giao sản phẩm theo quy định của chủ đầu tư
- Thực hiện hồ sơ quyết toán;
- Kiểm tra hồ sơ quyết toán trước khi chuyển khách hàng;
- Bảo vệ quyết toán với khách hàng;
- Quyết toán nội bộ
II. Quản trị kinh doanh
- Lập kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trường, thực hiện các báo cáo theo chức năng nhiệm vụ, hệ thống hồ sơ tài liệu của Phòng theo quy định về lưu trữ của Công ty
- Lập kế hoạch hoạt động bán hàng, kế hoạch doanh thu tháng, quý, năm hoặc khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Tổng hợp, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, chịu trách nhiệm thu hồi công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.
- Giao dịch với các khách hàng và nhà cung cấp, tổng hợp doanh số và doanh thu của từng mặt hàng
- Giám sát việc lắp đặt, sửa chữa thiết bị, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo dõi kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trì máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng, hướng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi máy gặp sự cố.
- Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao. Chủ trì công tác bàn giao hàng hóa cho khách hàng
- Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….
- Chịu trách nhiệm làm đầu mối xử lý yêu cầu bảo hành, bảo trì của khách hàng
- Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định