Nhân viên Hành chính, Kế toán (làm trong 7 tháng)

CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH:

Các công hoạt động của công ty bảo vệ tại chi nhánh, mỗi tháng làm Biên bản bàn giao xe, tài sản cho bảo vệ) và chấm công nhân sự hàng tháng gửi bộ phận HCNS Hồ Chí Minh.

CÔNG VIỆC KẾ TOÁN

1. Theo dõi xuất – nhập – tồn kho hàng hóa( xe ô tô), phụ tùng và công cụ kỹ thuật.

• Nhập xe: nhận thông tin nhập hàng hóa từ bộ phận Logistic và làm biên bản bàn giao, xắp xếp kỹ thuật, ứng công tác phí để kỹ thuật đi nhận xe. Khi xe về bãi kiểm tra số lượng, số khung, số máy xe thực tế. Chuẩn bị hồ sơ đăng kiểm ( hỗ trợ bộ phận Logistic HCM) để tiến hành đăng kiểm xe tại bãi CN hoặc cẩu vận chuyển động cơ xe đi đăng kiểm tại Hà Nội.
• Xuất xe: khi có lệnh điều chuyển xe đi các chi nhánh, đại lý thì báo kỹ thuật kiểm tra xe cần xuất giao và làm thủ tục bàn giao cho bên nhận xe.
• Cuối tuần, cuối tháng kiểm kê lại hàng hóa, phụ tùng nhập – xuất - tồn kho để gửi báo cáo tuần, tháng.
• Phụ tùng ô tô: theo dõi khi xuất bán, sửa chữa hoặc bảo hành cho khách hàng
• Công cụ kỹ thuật: theo dõi khi kỹ thuật sử dụng đi sữa chữa, bảo hành. Làm bàn giao và kiểm kê.

2. Theo dõi hoạt động thu chi tại CN

• Chi thanh toán các khoản chi phí phát sinh cố định của chi nhánh.
• Theo dõi mua sắm hàng hóa cần thiết tại CN: lấy báo giá và làm đề xuất các khoản chi phí cần mua sắm, chi phí phát sinh không cố định gửi cấp trên phê duyệt (KSNB, Tổng giám đốc).
• Làm tạm ứng, hoàn ứng cho nhân viên tại CN
• Làm Đề nghị thanh toán các khoản chi để gửi Kế toán trưởng và TGĐ duyệt.
• Theo dõi tồn quỹ tiền mặt tại CN

3. Chi nhánh trực tiếp bán xe ( hiện tại ít phát sinh)

• Lấy thông tin khách hàng làm đề xuất bán hàng, hợp đồng kinh tế.
• Theo dõi thông tin tiền hàng thanh toán của khách hàng để làm đề xuất giao hồ sơ, giao xe cho khách hàng.

4. Hỗ trợ đại lý bán xe

• Cung cấp thông tin cho phép, giấy đăng kiểm, tồn kho, số khung số máy xe được bán tại CN để kinh doanh đại lý bán xe….
• Khi các đại lý tiến hành lấy xe, làm thủ tục bàn giao xe.

5. Công việc bảo hành xe sau bán hàng

• Nắm các quy định, quy trình bảo hành để thông báo nhân viên kỹ thuật, khách hàng và đại lý nắm được.
• Theo dõi ngày xuất xe để xác định các xe được bảo hành của khách hàng.
• Xắp xếp nhân viên kỹ thuật đi bảo hành lưu động cho khách hàng căn cứ quy định bảo hành.
• Lấy các thông tin cần làm bảo hành phụ tùng để làm mail xác nhận gửi phiên dịch cung cấp nhà máy gửi đồ bảo hành.
• Theo dõi số lượng, quy cách, mẫu mã phụ tùng được bảo hành đã làm mail xác nhận để nhận lại từ nhà máy.

6. Các công việc khác

• Hàng tháng chốt số điện với bên chủ đất, lấy hóa đơn thanh toán
• Làm kê khai thuế và nộp tờ khai thuế GTGT hàng quý của chi nhánh.
• Và các công việc kế toán phát sinh theo yêu cầu của phòng kế toán HCM.