Giám sát hành chính (Có kinh nghiệm M&E)

1. Mô tả tóm tắt công việc:

• Phụ trách và quản lý toàn bộ các hoạt động hàng ngày của phòng Hành chính (Lễ tân, Văn thư, Mua sắm, VPP, lái xe, tạp vụ, nhà ăn, cây xanh, cảnh quan, bộ phận Y tế, bảo vệ thuê ngoài và đội Bảo trì (nếu có),…
• Chịu trách nhiệm các hoạt động về ATVSLĐ của Công ty (PCCC, Sơ cấp cứu, Tai nạn lao động, lập các báo cáo liên quan đến an toàn theo yêu cầu của Công ty và Cơ quan có thẩm quyền
• Giám sát, quản lý và lập các báo cáo liên quan các hoạt động và vận hành nhà ăn Công ty
• Quản lý đội xe thuê bao gồm điều phối xe theo yêu cầu công việc và lập kế hoạch duy tu, bảo dưỡng các xe với chi phí thấp nhất, bao gồm chi phí nhiên liệu.
• Phụ trách định kỳ đánh giá nội bộ phòng Hành chính
• Phụ trách đánh giá và lập các báo cáo liên quan đến tác động môi trường định kỳ theo quy định của pháp luật
• Kiểm tra tất cả các Memorandum/Đơn đặt hàng trước khi trình Trưởng phòng Hành chính phê duyệt
• Đề xuất/kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của Phòng Hành chính tới các khách hàng nội bộ, các cải tiến, sáng kiến tiết kiệm chi phí.
• Phối hợp với phòng Kế toán định kỳ kiểm kê tài sản toàn Công ty

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể:

• Giám sát đánh giá tác động môi trường và lập các báo cáo định kỳ
• Phối hợp với Trưởng phòng để lập ngân sách hàng năm và quản lý chi phí của phòng Hành chính
• Sắp xếp và quản lý các tài sản, trang thiết bị của Công ty, đảm bảo tất cả trang thiết bị luôn đầy đủ và trong tình trạng sử dụng tốt để cung cấp cho CBNV Công ty.
• Thương lượng/đàm phán với các NCC để có giá và dịch vụ tốt nhất
• Phụ trách cải tạo, sửa chữa văn phòng Công ty
• Quản lý và giám sát để tối ưu hóa cho làm việc cho CBNV Công ty
• Định kỳ kiểm kê tài sản và kiểm kê các kho của phòng Hành chính
• Hướng dẫn và lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên trực thuộc
• Giám sát thực hiện các Quy định, Quy trình của Công ty, của Phòng Hành chính
• Lập và theo dõi các báo cáo, bao gồm báo cáo kiểm kê tài sản, mua sắm, NCC và công tác bảo trì trang thiết bị, máy móc,…
• Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng