Chuyên Viên Hành Chính

· Thực hiện các công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng chi phí thuộc bộ phận Hành chính quản lý hiệu quả theo quy trình của công ty.

· Lên kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng…phục vụ cho hoạt động của công ty.

· Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, sửa chữa, điều chuyển, thanh lý tài sản trong công ty theo đúng mục đích, nhanh chóng và hiệu quả.

· Theo dõi hợp đồng dịch vụ, thực hiện thủ tục gia hạn, ký mới để đảm bảo các dịch vụ Hành chính được xuyên suốt.

· Soạn thảo và lưu trữ các văn bản giấy tờ của phòng/văn bản chung công ty. Quản lý việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các bộ phận/phòng/ban khác trong công ty.

· Quản lý và giám sát hoạt động của nhóm văn thư, lễ tân, tạp vụ, bảo vệ, cây xanh...

· Đón tiếp khách và làm thủ tục cho các nhân sự mới (vé xe, thẻ nhân viên, đăng ký ra/vào…) theo yêu cầu Ban quản lý toà nhà.

· Quản lý phòng họp, đặt lịch họp, chuẩn bị trước cuộc họp.

· Điều phối việc bố trí chỗ/phòng làm việc cho nhân sự mới, bố trí không gian làm việc khi có thay đổi cơ cấu nhân sự.

· Chịu trách nhiệm triển khai và phối hợp với các phòng ban khác thực hiện các chương trình nội bộ công ty: sinh nhật, 8/3, 20/10, khám sức khoẻ định kỳ, team building…

· Rà soát, hiệu chỉnh các quy trình/quy định hiện hành và đề xuất xây dựng quy trình mới đảm bảo hoạt động Hành chính hiệu quả.

· Quản lý, hỗ trợ và giám sát chiều dọc về các công việc Hành chính thuộc các văn phòng tỉnh.

· Thực hiện công tác báo cáo, cập nhật chi phí và giải trình các chi phí phát sinh vượt định mức/đột biến cho quản lý trực tiếp/Ban Giám đốc công ty.

· Thực hiện các công việc chuyên môn khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp/Ban Giám đốc công ty.