Chuyên viên Hành chánh Pháp lý (Admin Executive - Legal)

KEY RESPONSIBILITIES

• Stamp the company in accordance with regulations.
• Manage the company's legal documents and ensure that the records are fully and properly stored in the prescribed place.
• Carry out legal procedures at the request of the line manager.
• Manage the employees’ records. Implement various types of personnel reports: EPMIS report, Occupational accident, Occupational safety, and health report.
• Issue letters of reference and print annual permission forms for employees of the Head Office.
• Perform other reports and requests as assigned.​

WORK DETAILS

The management of seals and stamps of the company

• Manage and preserve the company's seal by regulations.
• Ensure timely response to requirements when stamping is required. The seal must be stamped by regulations. Before stamping must check the validity of the document...

Company Legal Records Management

• Legal documents of the company must be fully and properly stored in the prescribed place. Organize files neatly and easy to use when needed.
• Provide quick and timely legal documents to relevant departments when required.

Carrying out legal procedures

• Registering legal documents for the Company such as: registration of change of business license for company and branches....

Personnel records management and personnel reports

• Organize and maintain complete and orderly personnel files. Update personnel records fully, timely and accurately.
• Prepare periodic EPMIS reports and OHS - Occupational Safety and Health Reports according to regulations.

Other jobs include:

• Issue letters of reference to employees upon request. Print annual leave forms for employees of the Head office block periodically and upon request.
• Monitor and check driver costs such as fuel costs, maintenance, maintenance, etc.
• Monitor and check car rental contracts for Head Office and make a request to renew the contract when it is due.
• Keep and manage a petty cash fund and an HR fund and report on fund usage periodically and upon request.
• Do attendance for the Human Resources Division ensures timely, accurate, complete, and no errors.
• In charge of checking working days for the assigned campuses.
• Perform ad hoc tasks when assigned

​AUTHORITIES

• Have the right to request the person who is requesting a stamp to submit it to the approver for approval or confirming the approver's signature in case the approver's signature is not as normal.
• Have the right to refuse to stamp if the document format and authority to sign for approval are not in
• accordance with regulations.
• Have the right to propose and recommend to the Direct Manager new and improved measures and methods to solve professional- related problems with the Direct Manager.
• Participate in internal training courses.

-------------------------------------------------------

TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KPI)

• Thực hiện đóng dấu mộc Công ty theo đúng quy định.
• Quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty, đảm bảo hồ sư được lưu trữ đầy đủ, đúng nơi quy định.
• Thực hiện các thủ tục pháp lý theo yêu cầu của cấp trên.
• Quản lý Hồ sơ CBNV-GV. Thực hiện các loại báo cáo nhân sự: Báo cáo EPMIS, Báo cáo TNLĐ - ATVS LĐ
• Cấp giấy giấy thiệu, in form phép hàng năm cho CBNV của VPTT.
• Thực hiện các báo cáo và yêu cầu công việc khác khi được phân công.

CHI TIẾT CÔNG VIỆC

Công tác quản lý con dấu và đóng dấu mộc Công ty

• Quản lý và bảo quản con dấu Công ty theo đúng quy định.
• Đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu khi cần đóng dấu, mộc dấu phải đóng đúng theo quy định. Trước khi đóng dấu phải kiểm tra tính hợp lệ của văn bản…

Quản lý hồ sơ Pháp lý Công ty

• Hồ sơ Pháp lý Công ty phải được lưu trữ đầy đủ, đúng nơi quy định. Sắp xếp hồ sơ ngăn nắp dễ sử dụng khi cần.
• Cung cấp nhanh chóng, kịp thời hồ sơ Pháp lý cho các bộ phận liên quan khi có yêu cầu.

Thực hiện thủ tục pháp lý

• Thực hiện đăng ký hồ sơ pháp lý cho Công ty như: đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập chi nhánh…

Quản lý hồ sơ nhân sự và báo cáo nhân sự

• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và ngăn nắp đúng quy định. Cập nhật hồ sơ nhân sự